医療・福祉の引き継ぎで残すべき4項目｜事務手順と情報管理の進め方

医療・福祉の引き継ぎは、期限のある事務、承認が必要な作業、未完了の案件を先に整理するのが基本です。患者・利用者の情報を含まない業務手順から始めると、後任が何をどこで確認すべきかを具体化できます。BATON は、パソコンに残った仕事の書類から、引き継ぎの情報を整理するサービスです。本記事では、医療事務や介護事業所の事務を例に、引き継ぐ項目、確認手順、外部へ出さない情報を解説します。

医療・福祉の引き継ぎでは何を優先するか

最初に決めるのは、後任が担当する範囲と、判断を上司や専門職に戻す範囲です。厚生労働省の2025年雇用動向調査では、「医療，福祉」の年間離職者数は1,200.2千人、約120万200人です。産業別で最多です。離職率は14.3％です。人数の順位と離職率の順位は別です。[1]

対象は、調査対象の16大産業に属する常用労働者5人以上の事業所です。[2] 一般労働者とパートタイム労働者を含みます。[1]

この統計は、調査対象の事業所における労働移動を示すものです。個々の病院や施設の働きやすさを判定する数値ではありません。また、医療・福祉には異なる事業が含まれます。病院の受付と介護施設の運営事務に、同じ引き継ぎ表をそのまま使う事は避けます。

この記事の要点は次の三つです。

• 請求・届出・点検など、期限を越えると次の作業に影響する仕事を先に洗い出します。
• 手順、資料の正本、承認者、未完事項を一組で残します。
• 患者情報や臨床判断は、本記事の外部整理の対象に含めません。

最初の一覧には何を書くか

一覧は、仕事の名前だけで終わらせません。開始のきっかけと完了条件を記します。例えば「請求事務」であれば、月次確認を始める日、院内の確認担当、差し戻し時の戻し先、提出済みと確認する方法までを一つの流れにします。

実在する患者名、職員の健康情報、個別契約の秘密情報を表へ転記する必要はありません。制限付き資料は、組織内で承認された保管先と閲覧申請の方法を案内します。

事務の流れと未完事項はどう残すか

日常の作業は、正常に進む手順と、途中で止まる条件を分けて記します。厚生労働省の介護分野の資料でも、業務の明確化、役割分担、手順書、記録様式、情報共有が改善の取組として整理されています。[3] 以下は、それを引き継ぎに使うための具体的な整理案です。

受付や請求の担当交代では何を確認するか

医療事務の想定場面として、受付案内と月次処理を兼務する担当者が異動する場合を考えます。まず、一週間の作業を時間帯別に書き出します。月末・月初にだけ行う作業は、別に加えます。受付開始前の準備、書類の回収、担当部署への受け渡し、終業時の確認という順に並べると、重なりや抜けを見つけやすくなります。

次に、問い合わせを受けた際の案内先を整理します。「費用の照会は会計担当へ」「制度の適用確認は責任者へ」のように、担当者が答えてよい範囲を明示します。診療内容の説明、検査結果の解釈、診療報酬の個別判断は、一般的な引き継ぎ資料に代行させません。

最後に、未完事項を「確認待ち」「承認待ち」「期限未到来」に分け、次の行動と確認日を付けます。患者にひもづく案件は、院内の既存システムで引き継ぎます。外部整理用の資料には含めません。後任への業務説明には、実データの画面写真ではなく、空の様式や架空の記入例を使う方法があります。

介護事業所の事務では何が異なるか

介護事業所では、物品補充、設備修理、研修準備、各種会議の運営など、サービス提供を支える作業から整理すると取り組みやすくなります。例えば備品発注は、「足りなくなったら注文」とは書きません。確認する棚、数える単位、発注を相談する数量、納品を確認する場所まで記します。提案値と、施設で決定済みの基準は区別します。

利用者ごとのケア内容、服薬、食事形態、支援上の留意事項は、専門職と施設の正式な記録・申し送りの仕組みで扱います。本記事が提案する外部整理には含めません。事務手順を整える目的と、個別ケアを共有する目的を混ぜない事が重要です。

引き継ぎ前にどの手順で点検するか

完成の判断は、後任が必要な資料を探し、担当範囲の作業をたどれるかで行います。退職日や異動日から逆算し、次の三段階で進めると、確認漏れを減らしやすくなります。

手順1　正本と更新日をそろえる

同じ名前の手順書が複数ある場合は、現場の責任者に現行版を確認します。資料名、保管場所、適用開始日、最終確認者を一覧にします。廃止済みの様式と取り違えないようにします。古い資料から推測して、最新の運用を補ってはいけません。

制度改定に影響される作業は、毎回参照する公的情報と、院内の改定承認先を併記します。引き継ぎ資料に書いた日付を更新日として見せるだけでは、内容を確認した事にはなりません。確認できていない項目は、そのまま要確認として残します。

手順2　通常時と非常時を分ける

停電やシステム停止時の対応は、施設で承認されたBCP（業務継続計画）を参照します。厚生労働省は、介護施設・事業所向けに、感染症と自然災害のガイドラインやひな形を公開しています。[4] 引き継ぎでは、その所在、更新責任者、訓練予定、事務担当の役割を確認します。

独自の判断で、緊急時の手順を作り替える必要はありません。例えば「設備業者へ連絡する前に施設長へ報告する」と定められているなら、その順序と不在時の代行先を確認します。機密性のある連絡網は、施設内で管理します。整理サービスの対象からは外します。

手順3　後任と一度たどる

空の申請書や架空の発注を使って、資料を探すところから承認先へ戻すところまで確認します。説明が必要だった箇所だけ補い、後任の確認日を記録します。実システムの権限付与や退職者の権限停止は、管理者が組織の手順に従って実施します。

医療情報システムについては、厚生労働省の安全管理ガイドライン第7.0版が2026年6月に公表されています。[5] BATON の利用が、このガイドラインを満たす事を示す物ではありません。

どの情報を外へ出さずに整理するか

外部への送信前に、資料を使う権限と送信の許可を確認する必要があります。個人情報保護委員会・厚生労働省のガイダンスは、医療・介護情報の取扱い、安全管理、委託先の監督などを示しています。[6]

氏名を消しても、日付、病名、年齢、施設内の識別番号などを組み合わせれば、誰の情報か分かる場合があります。「匿名にしたから問題ない」と自己判断しません。本記事の方法では、診療録、看護・介護記録、患者・利用者名簿、児童情報、職員の健康情報、保険関係の個人書類は、外部整理の対象から外します。

パスワードや認証コードも、手順書へ書きません。後任には、正規の権限申請方法を渡します。個人で利用する場合も、勤務先の資料を私物端末へ持ち出してよいとは限りません。会社の承認を得た資料を対象にします。

よくある質問

患者名を消せば資料を送ってよいですか

氏名の削除だけでは判断できません。患者・利用者に関する記録は、対象から外します。資料の扱いは、勤務先の管理責任者へ確認します。

後任が決まっていない場合はどうしますか

資料の保管先と未完事項を先にまとめます。暫定の受け取り責任者を、上司に決めてもらいます。説明相手が未定でも、期限の一覧は準備できます。

口頭でしか説明できない仕事はどう残しますか

作業の開始条件、相談先、終了条件を自分の言葉で書きます。資料にない内容は、確認済みの事実と自分の認識を分けます。そのうえで、責任者の確認を受けます。

BATONだけで引き継ぎは完了しますか

完了しません。整理された資料は、本人と後任が確認します。必要な権限設定や実務の確認も行う必要があります。

職務経歴の整理にも使えますか

BATON Personal の 1 セットには、仕事の棚卸しと、職務経歴書に足せるスキルが入ります。能力の診断はしません。会社の資料に基づく成果物を社外へ持ち出す時は、会社の承認が必要です。患者・利用者の情報が入った書類は、まとめたフォルダから先に取り除きます。資格、実績、数値は、本人が確認します。採用や評価の結果を保証する物ではありません。

まとめ

最初の一歩は、次の締切が近い事務を一つ選び、手順、正本、承認先、未完事項をそろえる事です。

使える資料が散在している場合は、権限と内容を確認したうえで、BATON Personal の案内を確認します。

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運営：株式会社andq　／　更新日：2026-10-09